Zásady zpracování osobních údajů

1. Úvodní informace

 Tyto zásady vysvětlují, jakým způsobem zpracováváme osobní údaje zákazníků, zájemců o naše služby, návštěvníků webových stránek a dalších osob, které s námi komunikují.

​

 Osobní údaje zpracováváme zejména v souvislosti s:

 - rezervací a poskytováním služeb HealthyOffice,
 - komunikací se zákazníky,
 - vyřizováním objednávek, plateb a reklamací,
 - poskytováním sjednaných služeb,
 - plněním zákonných povinností,
 - ochranou našich práv a oprávněných zájmů,
 - zasíláním obchodních sdělení, pokud jsou splněny zákonné podmínky.

​

 Tyto zásady se nevztahují pouze na údaje získané prostřednictvím webových stránek, ale také na údaje získané telefonicky, e-mailem, osobně nebo jiným dohodnutým způsobem. Samostatné informace o používání cookies jsou uvedeny v dokumentu Zásady cookies.

​

2. Správce osobních údajů

 Správcem osobních údajů je:

 Jan Fíla
 IČO: 63114135
 Sídlo: Vondroušova 1193/45, 163 00 Praha
 E-mail: praha@healthyoffice.eu
 Telefon: +420 777 229 822
 Web: www.healthyoffice.eu

 Správce určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. Ve věcech ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat prostřednictvím výše uvedeného e-mailu nebo poštovní adresy.

 

3. Jaké osobní údaje zpracováváme

 V závislosti na způsobu komunikace a druhu objednané služby můžeme zpracovávat zejména následující osobní údaje:

Identifikační údaje
 - jméno a příjmení,
 - název společnosti nebo organizace,
 - IČO a další fakturační údaje, pokud jsou potřebné.

Kontaktní údaje
 - e-mailová adresa,
 - telefonní číslo,
 - adresa nebo místo poskytnutí služby.

​

Údaje o rezervaci a objednávce
 - objednaná služba,
 - datum a čas rezervace,
 - místo poskytnutí služby,
 - vybraný terapeut nebo pracovník,
 - počet účastníků,
 - historie rezervací,
 - informace o změně, zrušení nebo nedostavení se na sjednaný termín,
 - poznámky uvedené zákazníkem v rezervačním formuláři.

Platební a účetní údaje
 - cena služby,
 - zvolený způsob platby,
 - informace o provedení platby,
 - údaje potřebné pro vystavení účetního nebo daňového dokladu,
 - údaje o využití zaměstnaneckých benefitů.

 Úplné údaje o platební kartě zpravidla nezpracováváme. Tyto údaje zpracovává příslušný poskytovatel platební služby.

 

Údaje o zdravotním stavu

 V souvislosti s některými službami nám můžete sdělit informace o zdravotních omezeních, kontraindikacích, úrazech, alergiích nebo jiných okolnostech, které mohou mít vliv na bezpečné a vhodné poskytnutí služby.

Tyto informace vyžadujeme a zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro posouzení vhodnosti a bezpečnosti sjednané služby.

 

 Do běžného rezervačního formuláře prosím neuvádějte podrobné lékařské zprávy, rodná čísla ani jiné údaje, které nejsou pro rezervaci a poskytnutí služby nezbytné.

 

Údaje z komunikace
 - obsah e-mailové, telefonické nebo jiné komunikace,

 - dotazy, požadavky, připomínky a reklamace,
 - informace potřebné pro vyřízení konkrétního požadavku.

 

Technické údaje

Při používání webových stránek mohou být zpracovávány také:

 - IP adresa,
 - údaje o zařízení a internetovém prohlížeči,
 - datum a čas návštěvy,
 - informace o používání webových stránek,
 - technické záznamy související se zabezpečením a provozem webu.

 Podrobnosti o cookies a obdobných technologiích jsou uvedeny v samostatných Zásadách cookies.

 

4. Účely a právní základy zpracování pro rezervace a poskytnutí služby

 Osobní údaje zpracováváme za účelem:

 - přijetí a potvrzení rezervace,
 - komunikace ohledně objednané služby,
 - změny nebo zrušení termínu,
 - zasílání organizačních informací a připomínek,
 - poskytnutí objednané služby,
 - vyřízení platby, reklamace nebo storna.

 Právním základem je provedení opatření před uzavřením smlouvy a plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Pro toto zpracování není vyžadován samostatný souhlas zákazníka.

​

Plnění zákonných povinností

 Účetní, fakturační, daňové a další osobní údaje zpracováváme také v rozsahu potřebném pro splnění povinností vyplývajících z právních předpisů.

 Právním základem je plnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

 

Údaje o zdravotním stavu

 Pokud nám zákazník poskytne údaje týkající se jeho zdravotního stavu, zpracováváme je pouze v nezbytném rozsahu za účelem:

 - posouzení vhodnosti a bezpečnosti služby,
 - výběru vhodného postupu,
 - přizpůsobení služby konkrétním omezením zákazníka,
 - ochrany zdraví zákazníka a osoby poskytující službu.

 

 Právním základem zpracování běžných osobních údajů je plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Údaje o zdravotním stavu představují zvláštní kategorii osobních údajů. Pokud je zpracováváme na základě informací poskytnutých zákazníkem, právním základem je jeho výslovný souhlas podle čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR. Souhlas lze kdykoliv odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním. Bez poskytnutí nezbytných informací o zdravotních omezeních nemusí být možné bezpečně posoudit vhodnost nebo poskytnout některé služby.

 

Ochrana právních nároků

 Osobní údaje můžeme v nezbytném rozsahu uchovávat a používat také za účelem:

 - ochrany našich práv,
 - doložení průběhu rezervace a poskytnutí služby,
 - řešení reklamací, stížností a sporů,
 - vymáhání pohledávek,
 - obrany proti uplatněným nárokům.

 

 Právním základem je náš oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

 Provoz a zabezpečení webových stránek

 Technické údaje zpracováváme za účelem zajištění funkčnosti, bezpečnosti a ochrany webových stránek a rezervačního systému před zneužitím. Právním základem je náš oprávněný zájem na bezpečném a funkčním provozu služeb podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

​

Obchodní sdělení

 Kontaktní údaje můžeme používat k zasílání informací o obdobných službách v případech, kdy to umožňují právní předpisy. Zákazník může zasílání obchodních sdělení kdykoliv odmítnout prostřednictvím odkazu v obchodním sdělení nebo zasláním požadavku na e-mail praha@healthyoffice.eu.

Pokud nejste naším zákazníkem, budeme vám obchodní sdělení zasílat pouze na základě předchozího souhlasu.

Souhlas se zasíláním marketingových sdělení je dobrovolný a není podmínkou rezervace ani poskytnutí služby.

​

5. Zdroje osobních údajů

 Osobní údaje získáváme zejména:

 - přímo od zákazníka prostřednictvím rezervačního formuláře,
 - při telefonické, e-mailové nebo osobní komunikaci,
 - při poskytování objednané služby,
 - od firmy, zaměstnavatele, pořadatele akce nebo jiné osoby, která službu objednává pro další účastníky,
 - od poskytovatele platebního nebo benefitního systému,
 - automaticky při používání webových stránek.

 

Pokud pro jinou osobu provádíte rezervaci, měli byste jí předat informace obsažené v těchto zásadách a uvádět pouze údaje, které jste oprávněni poskytnout.

 

6. Povinnost poskytnout osobní údaje

 Poskytnutí jména, kontaktního údaje a informací potřebných k rezervaci je smluvním požadavkem. Bez těchto údajů nemůžeme rezervaci přijmout, potvrdit nebo objednanou službu poskytnout.

Poskytnutí údajů pro marketingové účely je vždy dobrovolné.

Informace o zdravotních omezeních poskytujete dobrovolně. Pokud však mohou mít vliv na bezpečnost služby, může jejich neposkytnutí vést k odmítnutí nebo omezení poskytované služby.

 

7. Doba uchování osobních údajů

 Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účel, pro který byly získány.

​

Rezervace a poskytování služeb

 Údaje o rezervaci a poskytnuté službě zpravidla uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu tří let od poskytnutí služby, zrušení rezervace nebo poslední komunikace.

Pokud vznikne reklamace, pohledávka nebo jiný právní spor, můžeme potřebné údaje uchovávat až do jeho pravomocného ukončení a vypořádání souvisejících nároků.

 

Účetní a daňové doklady

 Účetní, platební a daňové údaje uchováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

 

Neuskutečněné poptávky

 Údaje z poptávek, které nevedly k objednání služby, zpravidla uchováváme nejdéle jeden rok od ukončení komunikace, pokud není důvod k delšímu uchování.

 

Údaje o zdravotním stavu

 Údaje o zdravotním stavu uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro posouzení a bezpečné poskytnutí služby.

Po skončení tohoto účelu mohou být uchovány pouze tehdy, pokud je to nezbytné pro ochranu právních nároků, nebo pokud existuje jiný platný právní důvod.

​

Marketingové údaje

 Údaje zpracovávané na základě souhlasu uchováváme do odvolání souhlasu nebo do ukončení marketingových aktivit. Údaje zákazníků používané na základě oprávněného zájmu přestaneme pro marketing používat nejpozději po obdržení námitky nebo odmítnutí obchodních sdělení.

​

8. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny zejména:

 - pracovníkům, terapeutům a odborným spolupracovníkům podílejícím se na poskytnutí objednané služby,
 - poskytovateli webových stránek, hostingu, rezervačního systému a zákaznické databáze,
 - poskytovatelům IT, technické podpory a zabezpečení,
 - poskytovatelům e-mailových a komunikačních služeb,
 - poskytovatelům platebních služeb a platebních terminálů,
 - provozovatelům zaměstnaneckých benefitních systémů,
 - účetním, daňovým nebo právním poradcům,
 - dopravcům nebo jiným dodavatelům, pokud je jejich zapojení nezbytné pro konkrétní službu,
 - orgánům veřejné moci, pokud předání údajů vyžaduje právní předpis.

​

 Osobní údaje nejsou prodávány ani běžně zpřístupňovány jiným osobám pro jejich vlastní marketingové účely.

 

9. Rezervační systém

 Webové stránky a rezervační systém HealthyOffice jsou provozovány s využitím služeb společnosti Wix.com Ltd. a jejích smluvních poskytovatelů. Wix může v souvislosti s provozem webových stránek, rezervačního systému, zákaznické databáze, komunikace a dalších funkcí zpracovávat osobní údaje návštěvníků a zákazníků jako zpracovatel osobních údajů. Informace vyplněné v rezervačním formuláři mohou být dostupné zejména:

 - v přehledu rezervací,
 - v zákaznickém profilu,
 - v kalendáři rezervací,
 - v potvrzovacích e-mailech,
 - oprávněným uživatelům administračního rozhraní a aplikace Wix.

10. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor

 Někteří poskytovatelé technických služeb mohou osobní údaje zpracovávat také mimo Evropský hospodářský prostor, zejména v Izraeli, Spojených státech amerických nebo dalších zemích, ve kterých provozují svá datová centra nebo využívají své dodavatele. Předávání probíhá pouze při splnění podmínek GDPR, zejména:

 - na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany,
 - prostřednictvím standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí,
 - případně na základě jiného právně uznaného mechanismu a odpovídajících ochranných opatření.

 

11. Automatizované rozhodování

 Při zpracování osobních údajů neprovádíme rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, které by pro zákazníka mělo právní nebo obdobně významné účinky.

Rezervační systém může automaticky potvrzovat termíny, zasílat připomínky nebo zobrazovat dostupné služby. Nejde však o automatizované rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR.

 

12. Práva subjektu údajů

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte zejména následující práva:

 - na přístup

 - na opravu

 - na výmaz

 - na omezení zpracování

 - na přenositelnost údajů

 - vznést námitku

 - podat stížnost

 - odvolat souhlas

​

Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete jej kdykoliv odvolat prostřednictvím e-mailu: praha@healthyoffice.eu. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost předchozího zpracování.

​

Pokud se domníváte, že při zpracování vašich osobních údajů dochází k porušování právních předpisů, můžete podat stížnost u:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
Web: www.uoou.gov.cz

Doporučujeme však nejprve kontaktovat správce, abychom mohli situaci bez zbytečného odkladu prověřit a napravit.

​

13. Zabezpečení osobních údajů

 Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření, jejichž cílem je chránit osobní údaje zejména před:

 - neoprávněným přístupem,
 - neoprávněným zveřejněním nebo předáním,
 - náhodnou ztrátou,
 - změnou, poškozením nebo zničením,
 - jiným neoprávněným zpracováním.

 Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které je potřebují pro plnění svých pracovních nebo smluvních povinností.

​

14. Cookies

 Informace o používání cookies, analytických nástrojů, sociálních sítí a dalších technologií jsou uvedeny v samostatném dokumentu Zásady cookies zveřejněném na webových stránkách HealthyOffice.

​

15. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme přiměřeně aktualizovat zejména při změně právních předpisů, používaných služeb, rezervačního systému nebo rozsahu zpracovávaných osobních údajů. Aktuální znění bude vždy zveřejněno na webových stránkách HealthyOffice.

​

Tyto zásady jsou účinné od 1. ledna 2026.